E-facturatie - FAQ

Ja, Etex Group implementeert een e-commerceplatform (elektronische orders en facturen) dat de standaard methode zal worden om transacties af te sluiten met leveranciers.

Het doel is SAP Ariba voor alle leveranciers op middellange termijn te activeren. Als u een geldige reden hebt om niet met Ariba te werken, neem dan contact op met ons activeringsteam (aanvraagformulier Leverancier).

Ja, één leveranciersaccount op Ariba Network kan worden gebruikt om met meerdere klanten te handelen.

Klik hier om u proactief te registreren of vul ons aanvraagformulier in (voor een registratieformulier). U moet de registratie voltooien nadat u de eerste bestelling via Ariba Network hebt ontvangen.

Vul ons aanvraagformulier in (aanvraagformulier Leverancier) en ons team leveranciersactivering zal contact met u opnemen.

Ja, dat is mogelijk. Het is niet nodig om afzonderlijke accounts per gebruiker aan te maken. Uw Ariba Network-accountbeheerder kan gebruikers toevoegen en specifieke rollen toewijzen. Meer informatie vindt u hier: Gebruikers beheren - SAP Help Portal

• Dynamische uitwisseling van documenten zoals inkooporders en facturen.
• Overzicht van ontvangen inkooporders en ingediende facturen op één plaats.
• Mogelijkheid om mijn factuurstatus te bekijken.
• Standaardaccount is gratis.
• Veilige en gegarandeerde factuurlevering - geen verloren facturen meer.
• U kunt de status van uw factuur online controleren, van levering tot betaling.
• Kortere verwerkingstijd - we ontvangen uw facturen sneller, wat betekent dat we u op tijd kunnen betalen.
• Onmiddellijke validatie van facturen - minder vertragingen als gevolg van ontbrekende informatie.
• Grotere transparantie bij de verwerking en beter beheer van de cashflow dankzij de toegang tot en rapportage in 24/7.
• BTW-conformiteit – ongeacht vanwaar facturen worden verzonden of ontvangen.
• Eenvoudig en kostenefficiënt – u kunt op elk gewenst moment facturen verzenden.
• Geen invloed op uw dagelijkse taken – u ontvangt nog steeds uw bestellingen in .pdf per e-mail en kunt ons nog steeds factureren door uw .pdf-document per e-mail te sturen.

Ariba Network is een online elektronisch platform voor het uitwisselen van documenten tussen kopers en leveranciers. Het maakt het mogelijk om met name orderbevestigingen, verzendberichten, facturen en het ontvangen van inkooporders, statusupdates voor facturen te verzenden. Als u een Enterprise-account hebt, kunnen extra berichten zoals goederenontvangsten, betalingsschema’s en overschrijvingen worden doorgegeven.

Om bankgegevens aan uw account toe te voegen, klikt u op “Instellingen” en kiest “Overschrijvingen”. In het gedeelte “Verrekening” kunt u overmakingsgegevens maken/bewerken. Belangrijke opmerking – in het gedeelte ’’Betalingsmethoden’’ kiest u ’Wire’.

Klik in uw Ariba Network-account op uw initialen in de rechterbovenhoek en open “Bedrijfsprofiel”. In het gedeelte “Zakelijk” kunt u de belastinggegevens van uw bedrijf toevoegen.

Neem contact op met ons ondersteuningsteam voor leveranciers (formulier voor het opvragen van leveranciers) om de benodigde instellingen aan de Etex-kant uit te voeren.

Inkooporders vindt u in “Workbench” op uw Ariba-account. Het datumfilter kan zo nodig worden aangepast.

Schakel bij de instellingen voor elektronische orderroutering het selectievakje PDF-document bijvoegen in het e-mailbericht in. Op deze manier zal elke keer dat een inkooporder per e-mail wordt verzonden, deze in de bijlagen staan.

Controleer uw instellingen voor elektronische orderroutering. Hier kunt u maximaal 5 verschillende e-mailadressen opgeven waar inkooporders moeten worden verzonden.

De orderbevestiging kan rechtstreeks vanuit de inkooporder worden aangemaakt door op “Ship Notice aanmaken” te klikken.

De orderbevestiging kan rechtstreeks vanuit de inkooporder worden aangemaakt door op de knop “Orderbevestiging aanmaken” in de bovenste menubalk te klikken. Vanaf hier kunt u een volledige bestelling bevestigen, de artikelregel bijwerken (in geval van prijs, verschil in hoeveelheid) of de gehele inkooporder afwijzen.

Afhankelijk van een aantal uitgegeven facturen op jaarbasis suggereert het Ariba-netwerk enkele opties om facturen in te dienen.

• Als een aantal aangemaakte facturen lager is dan 25/jaar, is de eenvoudigste manier om een factuur aan te maken rechtstreeks van de inkooporder door op de knop “Factuur maken” te klikken (de zogenaamde PO-flip-methode). De factuursjabloon wordt vooraf ingevuld met informatie uit de inkooporder en uw Ariba-profiel (btw-code, bankgegevens).

Als een aantal gemaakte facturen hoger is dan 25/jaar, biedt SAP Ariba de mogelijkheid om een pdf-uploader te gebruiken:

• Om facturen in te dienen door een pdf-tekstbestand rechtstreeks naar uw Ariba Network-account te uploaden.

• Om het per e-mail met een vast e-mailonderwerp te verzenden. Vereisten: 1 tekst-PDF per e-mail, vast onderwerp (Etex Group AN-ID), de ontvanger - pdfinvoice-prod@ansmtp.ariba.com. Hiervoor is een eerste configuratie van uw account vereist.

• Om het per e-mail te verzenden zonder een vast onderwerp. Neem voor meer informatie contact met ons op.

Als u de pdf-uploader-optie wilt gebruiken, neem dan contact op met ons team leveranciersactivering (aanvraagformulier Leverancier) dat u door de configuratiestappen zal leiden.

De orderbevestiging kan rechtstreeks vanuit de inkooporder worden aangemaakt door op de knop “orderbevestiging aanmaken” in de bovenste menubalk te klikken. Vanaf hier kunt u een volledige bestelling bevestigen, de artikelregel bijwerken (in geval van prijs, verschil in hoeveelheid) of de gehele inkooporder afwijzen.

Nee, het is niet verplicht om een scheepsbericht te sturen via Ariba Network.

Klik hier voor meer informatie over onze accounttypen

Etex Group biedt gebruikers van Enterprise-accounts de mogelijkheid om deel uit te maken van het Buyer Funding Model, waarbij de leverancier jaarlijks 1000 EUR in rekening wordt gebracht en de rest van de kosten door Etex wordt gedekt.